Jeszcze kilka lat temu współpraca z biurem rachunkowym kojarzyła się przede wszystkim z segregatorami pełnymi faktur i comiesięcznym dostarczaniem dokumentów w wersji papierowej. Obecnie sposób przekazywania dokumentów wygląda zupełnie inaczej.
Dokumenty dla księgowej po KSeF to temat, który budzi wiele pytań wśród przedsiębiorców. Choć Krajowy System e-Faktur znacząco zmienił sposób przekazywania faktur, nie oznacza to, że biuro rachunkowe pobierze wszystkie potrzebne dokumenty automatycznie. W tym artykule wyjaśniamy, co nadal należy przekazywać księgowej i jak usprawnić współpracę po wdrożeniu KSeF.
KSeF nie oznacza, że przedsiębiorca nie musi już nic przekazywać
To chyba największy mit, z którym spotykamy się podczas rozmów z klientami.
Rzeczywiście, dzięki KSeF biuro rachunkowe może – po otrzymaniu odpowiednich uprawnień – pobierać faktury ustrukturyzowane bez konieczności ich przesyłania przez przedsiębiorcę.
Nie oznacza to jednak, że wszystkie dokumenty potrzebne do prowadzenia księgowości znajdują się w systemie.
Przedsiębiorca nadal powinien przekazywać informacje dotyczące m.in.:
- wydatków, które nie trafiają do KSeF,
- dokumentów bankowych,
- umów,
- dokumentów kadrowych,
- informacji o nowych inwestycjach,
- zmian w działalności gospodarczej.
KSeF usprawnił obieg faktur, ale nie zastąpił komunikacji pomiędzy przedsiębiorcą a biurem rachunkowym.
Które dokumenty biuro rachunkowe może pobrać z KSeF?
Jeżeli przedsiębiorca nadał biuru rachunkowemu odpowiednie uprawnienia, księgowa może pobrać między innymi:
- faktury sprzedaży,
- faktury zakupowe wystawione w KSeF,
- faktury korygujące,
- informacje dotyczące statusu dokumentów.
To znacznie przyspiesza proces księgowania i ogranicza ryzyko, że któraś z faktur nie zostanie przekazana.
Jakie dokumenty dla księgowej po KSeF nadal trzeba przekazywać?
Mimo funkcjonowania KSeF biuro rachunkowe nadal potrzebuje m.in.:
- wyciągów bankowych,
- raportów fiskalnych (jeżeli dotyczą działalności),
- dokumentów celnych przy imporcie,
- dokumentów transportowych,
- umów leasingu,
- umów kredytowych,
- informacji o zakupie środków trwałych,
- dokumentów kadrowo-płacowych,
- informacji o zawartych umowach z kontrahentami,
- informacji o sprzedaży poza KSeF, jeśli występuje zgodnie z przepisami.
Jak najlepiej współpracować z biurem rachunkowym?
Mimo że KSeF znacznie usprawnił obieg faktur, dokumenty dla księgowej po KSeF to nie tylko faktury ustrukturyzowane.
W UKMS Biuro Rachunkowe zachęcamy klientów do bieżącej komunikacji. Jeżeli planują zakup samochodu, podpisanie leasingu, zatrudnienie pracownika czy rozpoczęcie sprzedaży zagranicznej, prosimy o kontakt jeszcze przed podjęciem decyzji. Dzięki temu możemy wskazać skutki podatkowe i pomóc wybrać najkorzystniejsze rozwiązanie.
Checklista
Przed zakończeniem miesiąca sprawdź:
☑ Czy wszystkie faktury zostały wystawione w KSeF?
☑ Czy biuro rachunkowe posiada aktualne uprawnienia do pobierania dokumentów?
☑ Czy przekazałeś wyciągi bankowe?
☑ Czy poinformowałeś o nowych umowach?
☑ Czy przekazałeś dokumenty kadrowe?
☑ Czy poinformowałeś o zakupie środka trwałego?
☑ Czy przekazałeś dokumenty dotyczące importu lub eksportu?
Import towarów – pamiętaj o dokumentach spoza KSeF
Jeżeli importujesz towary spoza Unii Europejskiej, pamiętaj, że sama faktura nie wystarczy do prawidłowego rozliczenia. Biuro rachunkowe może potrzebować również dokumentów celnych, potwierdzeń odprawy, informacji od agencji celnej czy dokumentów transportowych. Ich terminowe przekazanie pozwala prawidłowo rozliczyć VAT i ująć transakcję w księgach.
Więcej informacji znajdziesz na stronie podatki.gov.pl