Koszty uzyskania przychodów są jednym z najważniejszych zagadnień podatkowych dla przedsiębiorców. Prawidłowe rozliczenie wydatków wpływa bezpośrednio na wysokość podatku dochodowego. Jednocześnie to właśnie koszty najczęściej są przedmiotem kontroli organów podatkowych. Samo posiadanie faktury nie wystarcza – przedsiębiorca powinien umieć wykazać związek wydatku z prowadzoną działalnością.
Kiedy wydatek jest kosztem?
Wydatek może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli został poniesiony w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, nie znajduje się w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów oraz jest właściwie udokumentowany. W praktyce liczy się również racjonalność wydatku i możliwość wykazania jego związku z działalnością.
Najczęstsze koszty
Do kosztów najczęściej zalicza się zakup towarów handlowych, materiałów, wyposażenia, usług księgowych, marketingowych, kosztów reklamy, oprogramowania, telefonu, internetu, paliwa, szkoleń czy wynajmu biura. Każdy z tych wydatków powinien być oceniany indywidualnie.
Co urząd skarbowy może zakwestionować i dlaczego?
Jednym z najczęściej powielanych mitów jest przekonanie, że jeżeli przedsiębiorca posiada fakturę, to automatycznie może zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów. Niestety, w praktyce nie jest to takie proste.
Podczas kontroli urząd skarbowy nie bada wyłącznie tego, czy zakup został udokumentowany. Znacznie ważniejsze jest ustalenie, czy wydatek rzeczywiście miał związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz czy jego poniesienie było racjonalne z punktu widzenia osiągania, zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów.
Oznacza to, że nawet prawidłowo wystawiona faktura nie gwarantuje, że wydatek zostanie uznany za koszt podatkowy.
Kiedy urząd zaczyna zadawać pytania?
Koszty uzyskania przychodów bywają kwestionowane najczęściej wtedy, gdy zakup:
- odbiega od charakteru prowadzonej działalności,
- jest nieproporcjonalnie wysoki,
- może służyć celom prywatnym,
- przypomina wydatek reprezentacyjny,
- nie znajduje uzasadnienia ekonomicznego.
W praktyce kontrola bardzo często sprowadza się do prostego pytania:
Dlaczego ten wydatek był potrzebny w prowadzonej działalności?
Jeżeli przedsiębiorca potrafi logicznie odpowiedzieć na to pytanie i poprzeć swoje stanowisko dokumentami, ryzyko zakwestionowania kosztu znacząco maleje.
Przykład 1. Trzydzieści zgrzewek wody dla jednego pracownika
Załóżmy, że przedsiębiorca zatrudnia jednego pracownika, a w ciągu miesiąca kupuje 30 zgrzewek wody mineralnej.
Sam zakup wody nie budzi wątpliwości – zapewnienie napojów pracownikom wynika również z przepisów BHP.
Jednak ilość może wzbudzić zainteresowanie organu podatkowego.
Podczas kontroli może paść pytanie:
Dlaczego jedna osoba zużywa miesięcznie kilkaset litrów wody?
Jeżeli przedsiębiorca nie będzie w stanie tego wyjaśnić, urząd może uznać, że część zakupów została wykorzystana prywatnie.
Jak się bronić?
Jeżeli:
- woda przeznaczona była również dla klientów,
- odbywały się szkolenia,
- organizowano spotkania,
- zakup obejmował zapas na kilka miesięcy,
warto zachować dokumentację potwierdzającą te okoliczności.
Przykład 2. Suszone grzyby w zakładzie kamieniarskim
To przykład, który na pierwszy rzut oka wydaje się absurdalny.
Przedsiębiorca prowadzący zakład kamieniarski kupuje suszone grzyby.
Urząd może uznać taki wydatek za całkowicie niezwiązany z działalnością. Czy oznacza to automatycznie, że nie może być kosztem? Niekoniecznie.
Jeżeli przedsiębiorca wykaże, że:
- prowadził spotkanie świąteczne z kontrahentami,
- zakup był elementem warsztatów kulinarnych organizowanych dla pracowników,
- wydatek stanowił składnik zestawów przekazywanych pracownikom zgodnie z regulaminem,
ocena może wyglądać zupełnie inaczej. Natomiast jeżeli jedynym argumentem będzie:
„Bo kupiłem.”
– obrona takiego kosztu będzie praktycznie niemożliwa.
Przykład 3. Luksusowy telefon
Zakup telefonu za 8–10 tys. zł nie oznacza automatycznie, że koszt zostanie zakwestionowany.
Znaczenie ma sposób jego wykorzystania.
Dla:
- fotografa,
- specjalisty od marketingu,
- twórcy internetowego,
- agencji reklamowej,
droższy telefon może być podstawowym narzędziem pracy.
Natomiast identyczny zakup dokonany przez przedsiębiorcę, który wykorzystuje telefon wyłącznie do odbierania połączeń, może wymagać dodatkowego uzasadnienia, choć w praktyce elektronika zazwyczaj broni się sama.
Przykład 4. Kolacja z klientem
To jeden z najczęściej pojawiających się tematów.
Samo spotkanie biznesowe nie oznacza jeszcze, że wydatek będzie kosztem podatkowym.
Jeżeli jego głównym celem było budowanie prestiżu firmy lub wykreowanie jej wizerunku, urząd może uznać go za koszt reprezentacji, który nie stanowi kosztu uzyskania przychodów.
Dlatego warto dokumentować:
- cel spotkania,
- uczestników,
- omawiane projekty.
Przykład 5. Zakup ekspresu do kawy
Ekspres stojący w biurze, z którego korzystają pracownicy i klienci, co do zasady może stanowić koszt podatkowy.
Jeżeli jednak przedsiębiorca prowadzi działalność w miejscu zamieszkania i nie potrafi wykazać, że urządzenie służy działalności, urząd może uznać, że zakup miał charakter prywatny.
Okiem księgowej UKMS
W mojej praktyce zawodowej zauważam, że urząd skarbowy znacznie rzadziej kwestionuje sam rodzaj wydatku, a zdecydowanie częściej brak uzasadnienia jego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Wielu przedsiębiorców wychodzi z założenia, że skoro posiadają fakturę, to wydatek automatycznie stanowi koszt uzyskania przychodów. Niestety, w praktyce organy podatkowe oceniają znacznie więcej niż sam dokument zakupu.
Podczas kontroli urzędnicy analizują przede wszystkim, czy wydatek był racjonalny, gospodarczo uzasadniony oraz czy rzeczywiście miał wpływ na osiągnięcie, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. To właśnie odpowiedź na te pytania często decyduje o tym, czy dany wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, czy zostanie wyłączony z kosztów podatkowych.
Z mojego doświadczenia wynika, że przedsiębiorcy najczęściej skupiają się na zgromadzeniu faktur, zapominając o udokumentowaniu celu poniesionego wydatku. Tymczasem w wielu przypadkach kilka zdań wyjaśnienia, wiadomość e-mail od klienta, umowa, harmonogram projektu czy krótka adnotacja na odwrocie faktury mogą mieć większe znaczenie niż sam dokument księgowy.
Dlatego zawsze powtarzam klientom, że koszty uzyskania przychodów to nie tylko odpowiednio zaksięgowany wydatek. To przede wszystkim wydatek, którego związek z działalnością przedsiębiorca potrafi logicznie wyjaśnić i – w razie potrzeby – udowodnić. W praktyce dobrze przygotowana argumentacja bardzo często przesądza o pozytywnym zakończeniu kontroli podatkowej.
Dlatego zachęcam klientów, aby przy nietypowych zakupach przygotowali sobie odpowiedź na trzy pytania:
- Po co kupiłem ten produkt?
- W jaki sposób pomaga on osiągać lub zabezpieczać przychody?
- Czy potrafię to udokumentować?
Jeżeli odpowiedź na każde z nich brzmi „tak”, ryzyko zakwestionowania kosztu jest zdecydowanie mniejsze.